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Descubra como manter reuniões curtas e eficazes

Já deu por si a pensar que a maioria das reuniões do seu negócio próprio consomem demasiado tempo para, no final, ser difícil chegar a conclusões concretas? Não está sozinho. Vários empreendedores de sucesso queixam-se do mesmo problema ao acharem que as suas reuniões são pouco produtivas e ineficazes.

No entanto, as reuniões são essenciais para a resolução de problemas do seu próprio negócio e para realinhar estratégias entre a equipa e o cliente. Por isso, é fundamental ter um plano estratégico para torná-las mais curtas e eficazes, logo mais produtivas, de forma a fomentar o crescimento do seu negócio de sucesso.

Para isso, é importante que os empreendedores sigam as seguintes regras:

Em primeiro lugar, é recomendando que as reuniões do seu negócio próprio não durem mais do que meia hora, com uma agenda predefinida e enviada para todos os participantes. Se tiver menos que 20 minutos, saiba como focar todos os pontos importantes e fazer uma apresentação da sua ideia de negócio clara e concisa sem deixar nada de fora aqui.

  • O empreendedor deve fazer a reunião no início do dia. Nas primeiras horas da manhã, as pessoas estão mais concentradas.
  • O empreendedor deve estipular um limite de tempo e respeitar os horários estabelecidos. Isso faz com que as pessoas sejam mais objetivas.
  • O empreendedor deve evitar reservar uma hora para a reunião do seu negócio próprio, quando se pode tratar do assunto em 20 ou 30 minutos. Além disso, é preferível agendar duas reuniões de 30 minutos, ao invés de uma reunião de uma hora. Lembre-se: quando a reunião é curta, o foco dos colaboradores do seu próprio negócio é maior e as pessoas tornam-se mais objetivas.
  • O empreendedor deve abordar os assuntos mais importantes logo no início da reunião.
  • O empreendedor deve estabelecer um dia da semana no qual é proibido fazer reuniões. Isso permite que as pessoas possam colocar em prática o que foi definido nos encontros.
  • O empreendedor deve evitar levar notebooks, tablets e telefones para as reuniões. Isso distrai os participantes e deixa a reunião mais longa e muito menos produtiva.
  • O empreendedor deve convidar o menor número de pessoas possível. Quanto menos participantes, mais rápida é a reunião.
  • O empreendedor deve pedir a alguém que faça uma ata da reunião. Ao invés de todos anotarem o que foi discutido, um participante faz a ata e envia para todos. Isso aumenta a agilidade.
  • Caso o empreendedor chegue atrasado, deve pedir desculpas e entrar. Não perca tempo a justificar-se, pois isso só consome mais tempo.
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