Como reduzir processos burocráticos?

No mundo dos negócios de sucesso, a burocracia é a causa de grande parte das dores de cabeça dos empreendedores portugueses. O excesso de tempo gasto com procedimentos administrativos e burocracias gerais causa forte impacto na produtividade dos negócios próprios travando, muitas vezes, o próprio crescimento das empresas ao longo do tempo.

No entanto, são os processos burocráticos que permitem que os métodos sejam realizados sem falhas e as informações geradas pelo seu negócio próprio sejam arquivados de forma correta, impedindo a perda de dados importantes.

Assim, podemos entender que a burocracia é parte fundamental para a otimização da gestão dos negócios de sucesso. No entanto, alertamos que ela deve ser bem administrada para não ocupar um espaço maior do que o necessário no dia a dia do seu próprio negócio.

Para ajudá-lo a superar esses desafios e manter o foco nos negócios, tendo um dia a dia mais produtivo, hoje vamos dizer-lhe como pode reduzir os processos burocráticos.

Estabeleça uma revisão periódica de processos

Ao longo do percurso organizacional, os processos caem na rotina dos empreendedores e, muitas vezes, ocupam mais espaço na agenda do que deveriam.

Um processo só é realizado da mesma maneira porque sempre foi feito assim. Ou seja, ninguém se preocupou em propor melhorias.

Estabeleça um cronograma anual de revisão de processos para que o seu próprio negócio consiga otimizá-los e até mesmo eliminar aqueles que se tornaram desnecessários.

Otimize o seu tempo

Como, em geral, processos burocráticos são trabalhosos, repetitivos e morosos, é preciso que o empreendedor defina previamente quando devem ser encarados e quanto tempo podem ocupar.

O empreendedor deve organizar um calendário com as datas certas para que determinadas ações sejam tomadas. O empreendedor também deve fazer uma divisão do tempo de trabalho que será destinado à análise de dados e ao preenchimento de relatórios e formulários. Afinal, por mais que esses recursos sejam importantes para manter o controlo do que está a acontecer no seu empreendimento, podem ocupar tempo que é valioso.

Dê autonomia aos funcionários e delegue funções

Oferecer autonomia aos funcionários do seu próprio negócio e delegar certas funções pode impactar positivamente diversos setores ao mesmo tempo, dinamizando o dia a dia no ambiente de trabalho e aumentando a produtividade de todos os envolvidos.

Definir uma lista de atividades que o funcionário pode executar sem a necessidade de cumprimento de processos longos e cansativos pode ser um primeiro passo para oferecer maior autonomia aos colaboradores do seu próprio negócio.

Diminua a papelada

A verdade é que é difícil não associar burocracia com papelada. Assim, por muito boa que seja a relação do seu próprio negócio com a papelada, ter papéis em excesso traz sempre dores de cabeça. Uma boa maneira de reduzir drasticamente (ou mesmo eliminar de vez) esse problema é contar com uma solução de assinatura eletrónica de documentos.

Basicamente, essa é uma maneira de fazer com que documentos digitais tenham a mesma validade jurídica e ainda mais segurança sem que precisem ser impressos ou autenticados.

Com isso, o empreendedor ganha espaço, economiza recursos e ainda otimiza o seu tempo já que os documentos podem ser enviados por email.

Automatize o que for possível

Processos rotineiros e atividades extremamente repetitivas podem ser realizados com a ajuda da tecnologia. Lembre-se de que os funcionários do seu próprio negócio são o seu bem mais valioso e, por isso, eles devem estar focados no cumprimento dos objetivos estratégicos da organização.

Quando fizer a revisão de processos, procure verificar quais são aqueles que podem e devem ser automatizados.

Reveja o espaço físico

Pode parecer que não, mas a desorganização do espaço físico é um inimigo da celeridade nos processos burocráticos do seu próprio negócio.

Armários desorganizados, papéis espalhados, mesas mal posicionadas fazem com que os funcionários percam mais tempo do que o necessário em alguns processos importantes.

Não importa o tamanho do seu próprio negócio: manter hábitos saudáveis de organização e gestão, que ajudem a reduzir a burocracia nos processos e tarefas do dia a dia, é o primeiro grande passo para otimizar o tempo e a produtividade dos negócios de sucesso.

Portanto, procure seguir estas indicações e estimule os funcionários e colaboradores do seu próprio negócio a segui-las também. Uma equipa em sinergia, preocupada com o crescimento do seu negócio próprio e interessada em melhorar, a cada dia, os processos internos no ambiente de trabalho, pode ser o segredo dos negócios de sucesso!