Aprenda a usar melhor o email do seu negócio próprio

Embora o uso do email entre pessoas físicas esteja a cair em desuso, o uso da ferramenta continua em alta nos negócios de sucesso, sendo um importante canal de comunicação para comunicar com a sua rede de franchising, receber dúvidas e sugestões.

No entanto, sabemos que o e-mail de um empreendedor é sempre abarrotado de mensagens de todos os tipos: ofertas, newsletters, convites, recados. E por mais que enviar ou receber um e-mail, hoje em dia, seja uma tarefa banal na rotina de trabalho do seu negócio próprio, essa atividade requer cuidados.

Por isso, hoje vai aprender a organizar a caixa de entrada do email do seu próprio negócio de forma manter o foco:

Pense antes de enviar.

O empreendedor deve ter em conta que o email não é uma ferramenta segura, confidencial e sigilosa. Depois de enviado, o empreendedor perde totalmente o controlo sobre a sua mensagem, que pode ser encaminhada para muitas pessoas e lidas por pessoas impróprias ou, ainda, publicada no Facebook ou noutras redes sociais.

Antes de enviar um email, tenha em consideração estas questões e reveja bem o conteúdo antes do envio.

Organize as suas mensagens por pastas

Uma das maravilhas dos gerenciadores de e-mail modernos é a possibilidade de criar marcadores e pastas para separar os emails do seu negócio próprio. O empreendedor deve manter a caixa de entrada sempre vazia, apenas com as mensagens não lidas, e mover as mensagens lidas para pastas já organizadas, como “trabalho”, “fornecedores” ou “marketing”.

Dessa forma, o empreendedor consegue ter a certeza de que não esqueceu de dar atenção a nenhuma solicitação e que conseguirá encontrar com facilidade as mensagens quando precisar delas.

Clareza e simplicidade

Quando enviar emails, o empreendedor deve escrever com clareza o conteúdo no campo assunto. Emails com assuntos vagos ou com o título em branco são facilmente apagados ou ignorados.

Defina horários do dia para ver os emails

Sabia que uma pessoa demora 64 segundos para recuperar a atenção depois de ser interrompida por um email? Um empreendedor ocupado, que recebe inúmeros emails por dia, desperdiça o seu tempo com inúmeras interrupções.

Por isso, o empreendedor deve desativar as notificações de e-mail do seu próprio negócio e definir horários para ver a caixa de entrada, a fim de evitar distrações nas tarefas.

Menos cópias

O empreendedor deve evitar copiar as mensagens para vários destinatários. A quantidade de emails que recebe é diretamente proporcional à quantidade de mails que envia. Logo quanto menos emails e cópias dos emails o empreendedor enviar menos respostas vai receber.

Quando for inevitável, o empreendedor deve utilizar a opção cópia oculta (Cco), o que impede que os destinatários respondam a mensagem para todos, iniciando uma infindável progressão de emails.

Crie grupos de contatos

A função de criar grupos é muito importante pra organizar os contatos nos emails do seu próprio negócio.

Isso é eficaz para o empreendedor enviar mensagens a vários contatos de uma única vez, sem precisar colocar o endereço. Uma dica é criar uma segmentação para cada categoria: fornecedores, gerentes, franqueados geral ou franqueados regionais, se a sua rede de franchising for grande.

No Gmail, a função de “criar novo grupo” fica dentro da opção “contatos”

Evite sobrecarregar os emails com anexos pesados

O empreendedor deve evitar anexar arquivos muitos pesados quando envia emails. Serviços como Sendspace ou o Dropbox facilitam no envio e partilha sem lotar ou travar a caixa de entrada do destinatário.

Confirmação

O empreendedor deve desativar a opção de solicitação automática de confirmação de leitura, disponível em programas como o Outlook. Quando necessário solicite a confirmação de recebimento diretamente no texto do e-mail.

Respostas curtas e objetivas

Com isso, o empreendedor ganha tempo e poupa o seu destinatário de abrir alguns emails inserindo respostas breves e objetivas no campo assunto. Evite também encaminhar um novo email se a resposta for apenas um “Ok” ou “Obrigado”.