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Aprenda a Gerir a sua Agenda como um Empreendedor Experiente

Lou Gerstner, CEO da IBM, defende que não devemos deixar ninguém mandar na nossa agenda. É simples e óbvio, não é?

Porém, a maioria dos empreendedores não segue este conselho básico, ficando stressados e tornando-se menos produtivos. Com a experiência, os empreendedores aprendem que seguir uma rotina faz uma grande diferença na forma como se sentem e naquilo que conseguem fazer no mesmo período de tempo. Seguem-se alguns conselhos para aprender a gerir a sua agenda como um empreendedor experiente:

  1. Tenha uma rotina

Não importa o trabalho que esteja a realizar, tenha uma rotina. Bloqueio o seu tempo para tarefas específicas e mantenha-se fiel à sua agenda. Transforme a sua agenda em blocos de tempo e planeie as suas tarefas de acordo com esses blocos de tempo. O que não estiver na agenda, não faça! E se quiser ter tempo livre, agende-o!

A sua agenda pode mudar ao longo do ano, mas em todos os momentos é sempre melhor ter as suas tarefas planeadas. Por exemplo, como empreendedor, no momento de abertura do seu próprio negócio é necessário determinar o seu público-alvo, estruturar a organização e contratar colaboradores, como tal bloqueie tempo para cada uma destas tarefas.

 

  1. Reuniões corporativas e telefonemas com tempo definido

Por exemplo, se tiver reuniões com clientes ou fornecedores bloqueie um ou dois dias da sua semana para a realização das mesmas e bloqueie esse tempo. Faça o mesmo para reuniões corporativas internas. Desta forma estará a planear as suas reuniões e tarefas importantes para o seu próprio negócio. Faça o mesmo com os telefonemas. O mais importante é saber bloquear o seu tempo.

 

  1. Otimize o seu tempo nas suas reuniões

Torne-se fã das reuniões de 30 minutos e dos telefonemas de 10 minutos. Na verdade, um telefonema de 10 minutos é uma excelente abordagem inicial ou para dar algum conselho a alguém. Pode ainda recorrer ao Hangout do Google ou ao Skype se preferir. A razão pela qual estes telefonemas de 10 minutos funcionam é porque as pessoas tendem a focar-se muito mias no que realmente importa. Desta forma, irá aperceber-se que 10 minutos é bastante tempo, se mantiver o foco da conversa.

Aqui ficam o tipo de reuniões que poderá querer planear na sua agenda:

  • Reunião de 30 minutos no escritório para conhecer alguém ou fazer um follow up;
  • Reunião de 45 minutos fora do escritório (incluindo os 15 minutos de deslocação);
  • Telefonema de 10 minutos para dar algum conselho de gestão a alguém que necessite;
  • Reunião de 15 minutos diários para follow-up, em particular para start-ups;
  • Reunião de 30 minutos semanal com a sua equipa.

Qualquer que seja o tipo de reunião que queira agendar, agrupe-as e bloqueio o seu tempo na agenda para as mesmas, podendo ainda ajustar o tempo de duração das mesmas, caso seja necessário.

 

  1. Bloqueie tempo para responder a emails

Esta é uma das dica mais importante de todas. O email tomará conta da sua agenda, caso não se eduque a si mesmo primeiro. Para se educar relação a trabalhar com o seu email, não pode estar dependente do mesmo o tempo todo do seu dia de trabalho. Como tal, terá que bloquear o tempo para responder e ver o seu email. É imperativo que o faça!

 

  1. Planeie a sua atividade física e o tempo com a família

Se não agendar, não irá cumprir. Isto aplica-se ao exercício físico e ao tempo que está com a sua família. Quer o faça três vezes por semana ou todos os dias, de manhã, à tarde ou à noite, agende e bloqueie o seu tempo na agenda.

O mesmo se aplica para planear o seu tempo em família. Muitos empreendedores enganam-se quando acreditam que para ter o seu próprio negócio é necessário sacrificar o seu tempo em família. Não cometa esse erro! Agende e bloqueie o seu tempo em família na sua agenda!

 

  1. Saiba gerir o seu tempo, realmente!

Muitos empreendedores que ainda não aprenderam a gerir as suas agendas, questionam-se muitas vezes sobre a forma como investem o seu tempo; perguntam-se a si mesmos “onde foi o seu tempo?” e “como posso otimizá-lo?”

Os empreendedores mais experientes como sabem gerir a sua agenda, seguem uma rotina, planeiam as suas reuniões e bloqueiam o seu tempo, tornam-se empreendedores menos stressados e mais produtivos.

Ser responsável pelo seu próprio tempo e saber gerir os seus dias torná-lo-ão um empreendedor mais feliz e mais produtivo, como os empreendedores mais experientes. Esperemos que este artigo o ajude a saber gerir a sua agenda e potencie o seu próprio negócio!

 

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